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Aspects organisationnels et techniques
Aspects organisationnels et techniques
La préservation et la valorisation des ressources précieuses de la Bibliothèque universitaire Moretus Plantin deviennent des activités dynamiques corrélées à plusieurs facteurs : l'intégrité des données codées, l'utilisation de méthodes "intelligentes" de compression et de restitution, l'évolution des matériels et des logiciels garantissant une restitution fidèle des originaux.
Numériser n'est pas simplement créer une image
en capturant et en transformant un document en pixels. C'est mettre
en oeuvre tous les traitements disponibles pour satisfaire au
mieux la demande ou le souhait de l'utilisateur.
La Bibliothèque universitaire Moretus Plantin dispose en propre depuis 1997 d'un service informatique disposant notamment un système de serveurs d'infocentre adapté aux besoins des projets de numérisation. Le service informatique & numérisation de la BUMP a aussi développé une expertise dans la sauvegarde et la valorisation des ouvrages précieux et de certains fonds documentaires depuis l'acquisition en juillet 2003 d'un scanner DigiBook Suprascan 6002.
Dès 2003, la BUMP s'est intéressée à la numérisation d'ouvrages ou de parties d'ouvrages rares :
- numérisation systématique d'ouvrages qui doivent
être protégés voire sauvegardés, qu'ils
soient précieux ou qu'ils soient d'utilisation courante
causant leur dégradation, comme les Annales de la société
archéologique de Namur
- numérisation des ouvrages à envoyer en restauration
Principaux équipements de numérisation:
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Les principaux serveurs de l'infocentre à
la BUMP :
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Les serveurs dédiés aux projets de numérisation: 1) Serveur d'archivage de masse - Serveur Intel 64 bits
2) Serveur d'application - Serveur Intel 64 bits |
Les autres serveurs de l'infocentre de la BUMP |
Complexité des projets de valorisation et pluridisciplinarité
Une première réflexion de terrain menée entre les principaux protagonistes des projets de numérisation à la BUMP a fait apparaître la complexité de ces types de projets tant au niveau technique (en raison des différentes finalités du travail de numérisation) qu'au niveau organisationnel (en raison notamment des diverses compétences et personnes qui entrent en jeu). La charge de travail pour les différents acteurs impliqués dans la chaîne de production n'est pas non plus négligeable ce qui demande une bonne coordination générale entre les différents intervenants.
Pour la bonne finalité des projets, il nous est apparu indispensable d'adopter une véritable démarche de projet de type NTIC et de suivre une démarche qualité. La conduite de projet et la démarche qualité font partie de normes documentées.
Pour mesurer l'ampleur des projets de numérisation (valorisation,
préservation...), il est apparu utile de décrire
et de formaliser le processus à suivre en fonction des
divers types de "matériels" et ceci en fonction
de la finalité du travail. Par exemple :
- Préservation à long terme ;
- Consultation des documents via le web ;
- Réalisation de CD-Roms interactifs ;
- Impression de documents pour divers usages ;
- Catalogues ;
- Affiches ;
- Produits dérivés ;
Le processus de fabrication , de récupération,
d'indexation et de valorisation des matériels digitalisés
fait l'objet d'une description détaillée plus loin
dans ce document.
Approche normative et bonnes pratiques
Les Normes AFNOR Z 42-010-1, Z 42-010-2 et Z 42-012 applicables à l'imagerie électronique nous guident dans nos projets, de même que la norme ISO 14001 qui repose sur le principe d'amélioration continue. En nous basant sur les " bonnes pratiques " en termes de démarche et de gestion de projets, il semble indispensable de tenir compte des points suivants :
La démarche - La mise en oeuvre se décline en plusieurs étapes :
1. Formalisation des objectifs et du cahier des charges;
2. Réalisation d'une feuille de route;
3. Planification des travaux à réaliser (connaître
les délais);
4. Précision des rôles et objectifs dévolus
à chacun .
Rôles et acteurs du projet
La maîtrise d'ouvrage
La maîtrise d'ouvrage : " le client " (ici le personnel scientifique de la bibliothèque), définit ses besoins et précise les finalités et les délais souhaités pour la réalisation. Ceci constitue en quelque sorte un cahier des charges élémentaire et la feuille de route d'un projet déterminé.
La maîtrise d'œuvre
La maîtrise d'œuvre qui couvre : la gestion de projet
; le développement technique et les intégrations
, est sous la responsabilité du service informatique & numérisation
de la bibliothèque.
Ici interviennent l'infographie (numérisation, traitement
d'images, mises en page…), l'informatique (développements
logiciels et développement interface web), la bibliothéconomie
(pour la définition des métadonnées).
La maîtrise d'oeuvre est prise en charge par le responsable du service informatique. Ses missions sont autant techniques que managériales. Elles consistent à :
- Traduire en solutions fonctionnelles les besoins exprimés par la maîtrise d'ouvrage;
- Elaborer un processus de travail;
- Animer, encadrer et coordonner les personnes qui travaillent sur le projet, en apportant un soutien technique tout au long des différentes étapes;
- Veiller à la qualité des " développements " en collaboration avec d'autres acteurs;
- Veiller au respect des plannings souhaités.
Le comité de pilotage
Lors de la mise en oeuvre du projet, une concertation entre les acteurs est prévue dans le cadre d'un comité de pilotage. Ce rôle est tenu par le comité de direction de la bibliothèque constitué de la directrice de la BUMP, des conservateurs et responsable du service informatique et numérisation.
Le cycle de vie de nos projets de numérisation.
Notre choix d'un cycle de vie et d'une démarche qualité
: cycle de vie itératif avec approche PCDA. Le cycle de
vie d'une application ou d'un livrable se compose des étapes
de la vie de celui-ci, depuis les débuts de l'expression
et de l'analyse des besoins jusqu'à la livraison au client.
La norme ISO 14001 repose sur le principe d'amélioration
continue. Elle permet de bien structurer la démarche de
production et d'apporter les correctifs nécessaires. La
roue de Deming est le principe de base sur lequel reposent toutes
les exigences de la norme ISO 14001. Cette dernière est
d'ailleurs architecturée selon la spirale d'amélioration
continue.
Le schéma visible (en pdf) depuis ce lien représente le processus en 9 étapes principales qui ont été identifiées à ce stade de notre projet de numérisation pour un matériel type. Il s'agit ici d'une illustration du processus itératif dont l'avantage principal est de pouvoir produire rapidement un produit fini et de tirer les enseignements acquis lors de cette itération pour améliorer le processus constituant la seconde itération.
Etape 1 : expression des besoins
- Lister le plus exhaustivement possible le matériel à
traiter (livres, revues…);
- Définir les priorités et les délais ;
- Définir la finalité du matériel à
traiter (impressions, pages web, flipping book, conservation…).
*Points d'attention : à formaliser dans un cahier des
charges ou une feuille de route.
*Intervenants principaux : Le MOA .
Etape 2 : digitalisation du matériel à traiter
En fonction du type de matériel à digitaliser, 3 options possibles :
- Documents volumineux (livre, revues…) => scanner digibook;
- Documents de taille réduite (cartes postes) =>' scanner à
plat;
- Objets matériesl (médailles, sceaux) => appareil photo
numérique.
*Points d'attention : structuration des fichiers sur le serveur.
*Intervenants principaux : infographiste.
Etape 3 : référencement et description de la ressource numérique
- Attribuer un nom à la ressource digitalisée;
- Classer correctement les fichiers numériques;
- Attribuer les métadonnées;
*Intervenants principaux : conservateurs concernés ; spécialiste
bibliothéconomie ; informaticien ; infographiste.
Etape 4 : traitement du document numérisé
- Recadrage;
- Nettoyage de l'image si demandé par le MOA;
- Vérification de la fidélité des couleurs
entre l'affichage écran et le document original;
- Sécurisation éventuelledes images par l'application
d'un processus de stéganographie et/ou de watermark (encore
en phase d'étude de faisabilité en ce qui concerne
nos projets).
Etape 5 : contrôle intermédiaire de qualité et validation
Un premier contrôle de la qualité (netteté,
respect des couleurs originales, dimensions et cadrage) doit être
réalisé ici de manière à valider le
matériel traité avant de poursuivre le processus.
*Intervenants principaux : le MOA
Etape 6 : Traitement spécifique du document validé en fonction de la finalité
Plusieurs traitements infographiques et informatiques sont à
effectuer à partir de ce stade en fonction de la finalité
souhaitée :
-Impressions papiers (offset) ;
- Cd-rom destinés à la vente;
- Flipping book ;
- Sites web.
*Points d'attention : contrôler et valider encore une fois
les résultats ce stade !
*Intervenants principaux : infographiste, informaticien, MOA.
Etape 7 : " Stockages " des matériels numérisés en vue des différentes exploitations prévues
- Structuration des répertoires et dossiers sur les serveurs
;
- Politique de sauvegarde des données ;
- R épartition des objets numériques sur les serveurs
concernés (serveur archivage et serveur web).
*Intervenants principaux : infographiste, informaticien.
Etape 8 : Contrôle final de qualité et validation
Il s'agit ici de contrôler et de valider le produit final (ou une partie du produit final en fonction de la nature du produit).
*Intervenants principaux : le MOA.
Etape 9 : Mise en production
A ce stade, le produit peut être matérialisé (impressions papier) ou mis en ligne pour le public…
*Intervenants principaux : le MOA, l'infographiste, l'informaticien
…
En application du cycle de vie itératif, un nouveau processus
peut redémarrer en phase n°1 pour un nouveau matériel
à numériser.